Hai mai vissuto questa scena? Sei alla tua scrivania, vuoi tanto portare avanti un\’attività un compito o uno dei famosi “buoni propositi”. Prendi carta e penna o un file nel tuo pc e inizi a scrivere una serie di cose…e da subito cominci ad avvertire un peso, un senso di sopraffazione: quante cose hai da fare? E non è che magari hai dimenticato qualcosa? Troverai il tempo di fare tutto? Beh, non preoccuparti: sei in ottima compagnia. Anche io ho un rapporto piuttosto conflittuale con le liste! Ma se il problema non fosse la lista in sé? In questo articolo scoprirai come l’IA generativa può essere il tuo alleato segreto per ripensare e semplificare il tuo metodo e imparare come fare le to do list con l\’intelligenza artificiale.
I meccanismi con cui gestiamo le nostre liste di cose da fare spesso si inceppano e noi ci ritroviamo a procrastinare tutto il procrastinabile. A volte la scusa è che ci siamo persi per strada delle task, altre volta che non abbiamo tempo – e ripeto, so bene di che cosa parlo perché lo vivo anche io. Ma altrettanto spesso il problema non è nelle liste, bensì nel sistema. Ecco allora che gli strumenti di IA possono aiutarci a gestire le nostre attività quotidiane, se sappiamo usarli in modo creativo. Da qui nasce l\’idea di questa guida: usala come una bussola per creare to do list efficaci.
Se poi vuoi andare a fondo su come l\’IA ti può supportare nel tuo lavoro e nella tua vita, ti consiglio gli articoli “Come integrare l’intelligenza artificiale nel tuo flusso di lavoro” e “La gestione del tempo con l’intelligenza artificiale“.
Ciao! Sono Teresa, sono una giornalista professionista e supporto i freelance nei loro progetti editoriali e nell\’uso etico dell\’intelligenza artificiale generativa, attraverso consulenze, mentoring e corsi. Nell\’ottobre 2024 il mio podcast “Merce di Scambio“, una indagine giornalistica sulla compravendita di organi, ha vinto il premio Pod24 come miglior podcast indipendente di reportage e inchiesta del Sole 24Ore. Nel mio podcast Potenza Artificiale ti aiuto invece a portare l\’IA generativa nel tuo lavoro – responsabilmente.
Faccio parte del Constructive Network e di JournalismAI, rete di giornalisti che usano l\’IA in modo etico, sostenuto dalla London School of Economics. Qui scopri come possiamo lavorare insieme.
Cliccando QUI scarichi una risorsa con tante idee per usare l\’IA nel tuo lavoro ed entri in Connessioni con me, la mia newsletter.
Guida pratica su come fare le to do list con l\’intelligenza artificiale
Per auto-aiutarci nella gestione delle cose da fare, cominciamo dal nostro mindset. Facciamo un bel respiro e ricordiamoci che le liste sono lì per supportarci ed evitare che perdiamo pezzi per strada. Quando scriviamo nero su bianco – su carta o in digitale che sia – tutte le nostre attività, i nostri progetti e anche i nostri sogni, i loro contorni si fanno più nitidi, la nostra mente guadagna in chiarezza e ci avviciniamo alla nostra meta.
Per ripensare il modo in cui organizziamo le nostra giornate, partiamo allora proprio da qui. E se invece preferisci ascoltare, ho trattato questo argomento anche nella puntata 15 del mio podcast Potenza Artificiale, che trovi qui:
1. Imposta la to do list in modo efficace
Viene anche chiamato braindump: altro non è che buttare giù tutto ciò che ci viene in mente quando pensiamo a una cosa. Per esempio, quando devo scrivere un articolo per il mio blog. Il mio braindump è più o meno così:
- Trovare un\’idea
- Verificare i trend
- Trovare la parola chiave
- Scrivere una scaletta
- Procedere con la bozza
- Scrivere l\’articolo
- Cercare le immagini
- Impaginare il testo nel mio sito
A volte però, ci risulta difficile identificare tutte le micro attività che compongono un progetto. Ecco allora che un tool di intelligenza artificiale generativa può aiutarci a identificare sia le attività importanti che le priorità. Potresti per esempio usare un prompt di questo tipo:
Devo lavorare al progetto [XY]. Spacchetta questo progetto in tutte le micro attività necessarie per portarlo a termine. Poi suddividile a seconda delle priorità.
2. Ottimizza la tua lista
Una volta che hai ottenuto la tua lista dettagliata, è arrivato il momento di ottimizzarla. Come? Puoi per esempio farti sopportare dal tuo strumento di intelligenza artificiale generativa nel mettere a calendario tutte le tue attività, assegnando una data di scadenza a ognuna di loro. Ma puoi anche spingerti oltre: potresti valutare quanto tempo ogni attività potrebbe prenderti e inserire a calendario anche una timeline, non soltanto la scadenza quindi ma anche il tempo che ti ci vuole per portare a termine un compito specifico.
Potrebbe anche esserti utile capire se ci sono delle attività ripetitive, che puoi delegare a un tool di intelligenza artificiale: pensa per esempio a un certo tipo di email standard o scalette di articoli.
3. Elimina il superfluo
Non tutte le attività sono necessarie, ma a volte non ce ne andiamo conto. Se sai come fare le to do list con l\’intelligenza artificiale, allora saprai anche che puoi farti aiutare da un chatbot nell\’individuare attività che puoi rimandare perché non sono né urgenti né prioritarie, oppure anche attività che non sono affatto funzionali al progetto che stai portando avanti. In quest\’ultimo caso non dovrai fare altro che depennarli dalla tua to do list.
4. Integra con il tuo calendario
Alzi la mano chi non usa un calendario digitale. Io in realtà ne uso due: non posso fare a meno della mia agenda cartacea, ma neanche del mio calendario digitale. Ti consiglio di inserire la lista di attività che hai fatto con il tuo strumento di intelligenza artificiale generativa all\’interno della tua pianificazione settimanale e, quindi, giornaliera. In questo modo avrei sempre sotto controllo tutto quello che devi fare.
Ricordati però che la pianificazione perfetta non esiste: anzi, forse la pianificazione “perfetta” è quella che è flessibile e che sta adattarsi agli imprevisti che capitano costantemente. E non pensare soltanto a grossi contrattempi – per esempio tuo figlio che sta male a scuola, ti chiama la maestra devi correre a recuperarlo: in questo modo tutta la tua giornata lavorativa è saltata. La nostra vita è fatta anche di micro imprevisti: l\’importante è saperli affrontare con resilienza e anche in questo ci può supportare l\’intelligenza artificiale generativa. Per esempio, possiamo chiedere al nostro chatbot di rivedere la nostra to do list giornaliera alla luce degli eventi inaspettati che ci sono capitati.
4. Rivedi la tua to do list
Oltre a ripianificare quando necessario, abituati anche a monitorare i tuoi progressi. Puoi chiedere supporto a un tool come Claude, usando un prompt come:
Queste sono le attività che ho completato fino a ora. Mi restano altre due ore di lavoro: suggeriscimi a che cosa dedicarmi in via prioritaria, in modo da portare a termine più lavoro possibile. Considera però che sono alla fine della mia giornata e le mie energie non sono più fresche, quindi considera anche una pausa di 15 minuti e non scegliere task troppo impegnative.
5. Monitora i tuoi progressi
Dedica almeno 10 minuti alla settimana a una revisione: rifletti sulla tua lista, controlla i risultati e poi analizzali. Anche in questo tool come ChatGPT si rivelano ottimi alleati: ti possono aiutare a capire che cosa ha funzionato e che cosa va invece migliorato.
Domande frequenti nella gestione delle to do list con l\’IA
Ho raccolto qui le tre domande che mi sento fare più spesso quando faccio formazione o consulenza, per integrare l\’intelligenza artificiale generativa nella creazione dei contenuti. Fammi sapere nei commenti all\’articolo se hai altre domande e risponderò con grande piacere.
Come iniziare a fare una to do list intelligente?
Inizia a buttare giù le tue attività in uno strumento con IA integrata, per esempio Notion AI. Il sistema analizzerà automaticamente i tuoi pattern e ti suggerirà come migliorare
Che vantaggio ho se uso l\’IA per gestire le attività?
Più chiarezza e un supporto nell\’individuare le tue priorità. E poi suggerimenti su come automatizzare le attività ripetitive: risparmierai così tempo prezioso nella gestione quotidiana. Ma nota bene: per un uso utile ed etico di tutti questi strumenti, è importante tenere a mente che devono essere un supporto per migliorare il nostro lavoro, non per sostituirsi a noi!
E se il mio tool di IA sbaglia?
Questa è una certezza: sbaglierà! Ecco perché è importante usare ogni chatbot con spirito critico e verificare sempre i contenuti elaborati. Sta a te mantenere sempre il controllo finale su tutto. Con il tempo, il sistema imparerà dai tuoi feedback e diventerà più preciso, ma gli errori non scompariranno.
Su questo sito trovi diversi articoli sui risvolti etici dell\’uso dell\’IA. Comincia per esempio da “Generare contenuti con l’IA: le sfide etiche” e “Fact checking con l’IA: la guida per giornalisti – e non solo“.
I tuoi prossimi passi
Adesso è il momento di mettere tutto in pratica. Ecco i miei ultimi consigli per imparare come fare le to do list con l\’intelligenza artificiale generativa:
- Scrivi un elenco di tutto ciò che devi fare questa settimana
- Identifica le attività da delegare o automatizzare
- Poi usa uno strumento di IA generativa per ottimizzare la tua lista: com\’è andata?